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プライバシーポリシー

不動産事業部門における個人情報保護の取り組みについて

― 基 本 方 針 ―

当社は、法令遵守及び適正な業務運営の確保を基本理念とし、お客様のニーズに応じた質の高いサービスを提供することにより、社会に貢献する企業を目指します。
 当社で業務に従事する全ての者は、当社の事業運営において、機密性の高い個人情報を扱うという事業特性を踏まえ、個人情報、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という)の保護の重要性を十分に認識し、関係する法令及びその他の規範を遵守します。
 また当社は、以下の方針をもって個人情報及び特定個人情報等の保護に関するコンプライアンス・プログラムの遵守と継続的な見直しを行い、個人情報及び特定個人情報等の保護に万全を尽くして参ります。

平成14年9月4日制定/平成25年8月1日改定/平成29年5月30日改定
東 光 商 事 株 式 会 社
代表取締役 片岡 龍郎
【個人情報保護管理責任者 山本 剛史】
宅地建物取引業免許;国土交通大臣(1)第8574号

― 不動産事業における取組方針 ―

1.個人情報及び特定個人情報等の適切な取得、利用及び提供について
  • 当社は、明確に定めた目的の達成に必要な限りにおいて、適正かつ適法な手段により個人情報を取得し利用します。
  • 取得した個人情報は、利用目的達成の為または法令に定められた場合を除き、お客様の同意なく第三者に提供しません。
  • 当社は、個人情報を第三者に提供したときは、提供記録の作成及び保存を行います。また、第三者から個人情報の提供を受ける場合には、提供者の氏名・取得経緯等を確認し、当該確認にかかる記録の作成及び保存を行います。
2.個人情報及び特定個人情報等の適切な管理を徹底するための措置
  • 当社は取得した個人情報及び特定個人情報等に関して、不正アクセスや紛失、破壊、改ざん及び漏洩などの発生を防止するために、社内規程で定められた組織的安全管理措置、人的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に実施し、その見直しを継続的に行うことにより保護水準の維持及び向上に努めます。
3.個人情報及び特定個人情報等利用目的について
  • 当社は、個人情報を以下の目的で利用または提供します。
(1) 不動産の売買契約又は賃貸借契約の相手方を探索すること
(2) 売買、賃貸借、仲介、管理等に関する契約(連帯保証契約を含む)を締結すること
(3) 前項の契約に基づく役務を提供すること
(4) 不動産の売買、賃貸借、仲介、管理等に関する情報を提供すること
(5) 宅地建物取引業法第49条に基づく帳簿として及びその資料として保管すること
(6) 不動産の売買、賃貸借等に関する価格査定を行うこと
(7) 市場動向分析を行うこと
(8) 特定個人情報等については、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」及び関連法令等で定められた以下の目的に限り利用します。
①報酬・料金等の支払調書作成事務のため
②不動産の使用料等の支払調書作成事務のため
③不動産の譲受けの対価の支払調書作成事務のため
④不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成事務のため
4.指定流通機構の利用・情報提供について
  • 契約の相手方探索のために指定流通機構に対して物件情報を提供する場合または、指定流通機構に登録されている物件について契約される場合には、個人情報等を次のとおり利用します。
(1)契約が成立した場合、その年月日、成約価格等を指定流通機構に通知します。
(2)指定流通機構は、宅地建物取引業法に規定された指定流通機構の業務のために、物件情報及び成約情報(成約情報は、契約者の氏名を含まず、物件の概要・契約年月
   日・成約価格などの情報で構成)を、指定流通機構の会員に提供します。
※専属専任媒介契約、専任媒介契約が締結された場合、宅地建物取引業者は宅地建物取引業法に基づき、指定流通機構への登録及び成約情報の通知が義務付けられます。
5.継続的な改善
  • 当社は、上記の方針を遵守し、社内体制についても定期的な監査を行います。また社会の変動に注意を怠ることなく、必要に応じてコンプライアンス・プログラムを継続的に検証し改善を行います。

― 個人情報の外部委託等 ―

  • 当社では、利用目的の達成のため、保有する個人情報を外部委託先に委託、また共同事業先に提供することがあります。この場合、当社の責任において、情報管理につき一定水準を満たした委託先(共同事業先)を選定、かつ守秘義務契約を締結し、必要かつ適切な監督を行います。

― 開示、訂正、利用停止等、勧誘活動の中止等の請求 ―

  • お客様から自身に関する情報開示の依頼があった場合、ご本人であることを確認した上で、特別な理由がない限りお答えします。
  • お客様自身に関する情報について訂正、追加または削除が必要な場合は、状況を確認した上で、必要な手続きをご案内します。
  • お客様自身の情報が、利用目的以外に利用されている、または不正に取得されたものであるとお考えの場合は、状況を確認させていただいた上で、必要に応じ利用停止等の措置をとらせていただきます。
  • 電話やDMを含む当社の勧誘活動について、お客様がご希望されない場合は取扱を中止します。

― ご質問および苦情等の窓口 ―

◆当社の窓口
《 個人情報相談窓口 》TEL 025-227-1548 / e-mail privacy@toko.ne.jp / 受付時間 9:00~18:00(休日/土・日・祝日)

◆当社が加盟する団体の苦情、相談窓口(個人情報および不動産全般)
《公益社団法人 北海道宅地建物取引業協会》 TEL 011-642-4422 ※ 詳しくは同協会ホームページを参照下さい。
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